מערכת מתפתחת המונעת בינה מלאכותית שפותחה ב-Pen Medicine שילשה את מהירות עיבוד הפקס וקיצצה שבוע שלם בתהליך צריכת המטופלים החדשים, ושחררה אלפי שעות צוות. המערכת, הנקראת coordn8, נוצרה על ידי מרכז רפואת פן לשינוי וחדשנות בשירותי הבריאות (CHTI) והיא מפורטת במאמר חדש שפורסם השבוע ב- NEJM Catalyst.
למרות ששליחת פקסים עשויה להיראות כמו טכנולוגיה מיושנת, בתחום הבריאות היא נותרה כלי תקשורת חיוני בשל אתגרים עם יכולת פעולה הדדית ודרישות פרטיות HIPAA. לדוגמה, במערכת הבריאות של אוניברסיטת פנסילבניה (UPHS), בין 8,000 ל-9,000 פקסים מעובדים בכל יום. Coordn8 הופך את הקליטה והתיוק של מסמכים שנשלחו בפקס לרישומי בריאות אלקטרוניים ומאפשרת למטופלים לתת את הסכמתם באופן דיגיטלי לשחרור רשומות במקום טופסי דיוור.
צמצום זמן העיבוד מאפשר לצוות להתמקד בפעילויות יותר מתמודדות עם המטופל ומביא לשביעות רצון גבוהה יותר בעבודה. נוסף על כך, תכננו את זה בצורה כך שחברי הצוות יוכלו לכסות זה את זה בקלות. חופשות או ימי מחלה לא יאטו יותר את התהליך".
ג'נסי דניאל, DNP, MSN, RN, אסטרטגית טרנספורמציה מובילה ב-CHTI
עובדים על הסיפון ביעילות
במהלך תקופת פיילוט של תשעה חודשים בשנת 2023, צוות CHTI סקר צוות קליני באמצעות coordn8 ומצא כי שביעות הרצון שלהם מתהליך צריכת המטופלים החדש זינקה מ-35 ל-60 אחוזים תוך שבועיים בלבד. בנוסף, סקר שנערך בקרב משתמשי coordn8 מצא את אותו שיפור (35 עד 60 אחוזים) ב"ציון המאמץ" שלהם, מדד לאופן שבו הצוות מרגיש לגבי המאמץ הנדרש כדי להצליח להגיש פקסים נכנסים לרשומה הרפואית האלקטרונית.
זמן עיבוד הפקס תחת coordn8 השתפר מממוצע של שתי דקות לכ-40 שניות בלבד. לכן, על כל 100,000 פקסים שעובדו (מספר שהגיע כל 11 עד 12 ימים ב-Pen Medicine כעת), הצוות יכול לחסוך 2,300 שעות של זמן שניתן להקדיש למשימות קריטיות אחרות.
הסכמה דיגיטלית מזרזת את איסוף השיאים
החיסכון בזמן נמשך בתהליך coordn8 לקבלת הסכמת המטופלים לשתף מידע בריאותי בעבר, כגון תוצאות בדיקות וסריקות.
בתחילת כל תהליך קליטת חולים חדש, ארגוני בריאות רבים דורשים שחרור חתום של טופס מידע, ולעתים קרובות משמעות הדבר היא פיסת נייר שנשלחת בדואר חילזון. בממוצע, לקח שבוע לעבד את זה ב-UPHS. דיגיטציה של ההסכמה (שנקראת כעת eDisclosure) הפחיתה הן את הצעדים הנדרשים מהמטופל והן את הזמן שנדרש כדי לקבל את הטופס בפועל מ-UPHS למטופל וחזרה.
על ידי שליחת ה-eDisclosure באמצעות הודעת טקסט – הודות לפלטפורמת הדרך לבריאות של Penn Medicine – צוות coordn8 הפחית את הזמן שנדרש כדי לקבל חתימת מטופל ב-85 אחוזים. זה איפשר לצוות להגיע לעבודה ולרכוש מידע בריאותי שישה ימים מוקדם יותר מבעבר, והעלה את שביעות הרצון של הצוות מ-41 אחוז ל-90 אחוז. מטופלים עדיין יכולים לקבל טופס נייר, אם יבחרו.
הַרחָבָה
בעוד ה NEJM Catalyst המאמר תיאר את ההטמעה הראשונית ביותר מ-150 קווי פקס על פני מחלקות רבות ושונות ברחבי UPHS, coordn8 מרחיבה את עיבוד הפקס ואת טופס ה-eDisclosure שלה כדי להרחיב את שירותי החוץ ברחבי Penn Medicine.
תוך קצת יותר משנה וחצי של שימוש, coordn8 הגיעה לממוצע של יותר מ-3,000 פקסים ביום וחסכה בסך הכל 8,500 שעות צוות בסך הכל. התרחבות כזו כנראה אטרקטיבית למערכות בריאות אחרות, גדולות וקטנות כאחד, המחפשות לשחרר את הצוות שלהן. אבל יישומו אסטרטגי יהיה חשוב.
"עבור מערכות בריאות אחרות המעוניינות ליישם זאת, חיוני לזהות את המחלקות עם הצורך הגבוה ביותר והנכונות הגבוהה ביותר להשתתף", אמר יבגני גיטלמן, MD, ראש תוכנה מותאמות אישית ב-CHTI ומנהל מידע רפואי ראשי בפן רפואה. "אם אחרים במערכת בריאות יכולים לראות את עמיתיהם משגשגים, זה יגדיל את הרכישה ויעזור להרחיב טוב יותר שירות כזה, ויגדיל את השפעתו."
